sábado, 3 de agosto de 2013

SISTEMA ERP - QUANDO E PORQUE IMPLANTAR

Sistema elimina os processos manuais e diminui o tempo de execução das tarefas. Padroniza os processos operacionais e melhora o fluxo da informação, aumentando a qualidade, a produtividade e, de quebra, reduz o tempo de execução total e o tempo de resposta a clientes
Os benefícios estratégicos quando se dispõe de informações gerenciais
Um estudo feito pela Mckinsey mostra o impacto das várias decisões sobre os resultados operacionais: uma diminuição de 1% nos custos fixos aumenta em 2,3% a lucratividade; a diminuição de 1% nos custos variáveis aumenta o lucro em 7,8%; 1% de aumento nas vendas pode aumentar 3,3% nos lucros; 1% de aumento nos preços pode aumentar em 11% a lucratividade. Como tomar este tipo de decisão sem dispor de informações confiáveis e sem poder fazer uma simulação baseada em dados reais atualizados?
O que vem a ser sistema  ERP (Planejamento de Recursos Empresariais)
O principal benefício que uma implantação do sistema integrado de gestão ou ERP (Enterprise Resource Planning) apresenta é a otimização na utilização dos recursos humanos e materiais com a diminuição dos desperdícios de tempo e materiais.  Evidentemente,  a otimização dos recursos e redução do desperdício não dependem só de um sistema, mas qualquer otimização traz sempre enormes ganhos e redução de custos.
Vamos imaginar uma empresa com 100 funcionários. Se cada pessoa desperdiçar uma hora por dia (estou sendo muito otimista) significa 100 horas/dia, ou seja 100 horas divididas por oito horas/dia de trabalho = 12,5 pessoas que não trabalham na empresa. Se a implantação de um ERP permitir que cada pessoa deixe de perder uma hora por dia teremos o mesmo  ganho de 100 horas/dia ou mais 12,5 pessoas trabalhando por dia.
Isto é realmente possível? Creio que sim. Quando não há integração dos processos, existem muitas “paradas” à espera de autorização, informação, confirmação,  redundância de entrada de dados (redigitação) gerando erros, retrabalhos desnecessários que resultam em mais tempo perdido e custos.
Imagina agora uma venda gerando uma ordem de serviço ou fabricação, requisição de mão de obra,  peça ou material e faz a baixa automática no estoque. O sistema emite a NF-e, o romaneio para a separação, verfica se o estoque está abaixo do mínimo, gera uma requisição de compra, alimenta o sistema financeiro para controlar os gastos  e recebimentos. Isto permite planejar, controlar os  gastos, otimizar os processos  de  produção e assim por diante.
Quando implantar um sistema ERP
Para saber se realmente sua empresa precisa implantar um ERP, basta fazer algumas perguntas. Segue abaixo exemplos de alguns questionamentos. Depois é só estimar quanto tudo isto está custando ou deixando de ganhar em um ano,  comparar com o custo de aquisição, implantação e manutenção do ERP de um ano e chegar a uma conclusão. Não precisa de nenhuma consultoria especializada para fazer isso. Veja:
- Obtenho as informações atualizadas e confiáveis de forma rápida e segura sem aquelas reuniões improdutivas ou sem ter que fazer aquelas cobranças estressantes?
- Estou perdendo vendas e clientes porque não tenho informações atualizadas e confiáveis?
- Estou desperdiçando tempo, material e dinheiro devido a erros operacionais e retrabalhos?
- Entrego no prazo combinado e entrego o que vendi? 
- Onde está o meu gargalo dentro do ciclo total, da venda, produção, entrega até o recebimento? 
- Qual é o tempo total gasto no ciclo de venda até a entrega e recebimento?
- Quais são os produtos ou serviços que não geram resultados?
- Quanto e o que tenho no estoque ou qual são os produtos com pouco giro?
- Sei exatamente o que tenho para receber e a pagar hoje? Amanhã?  Daqui a 30 dias?
Os resultados práticos da implantação de um sistema ERP
Diminui custos operacionais e dos retrabalhos porque elimina a necessidade de inputar a mesma informação duas vezes utilizando duas pessoas, diminuindo também os erros. Elimina a principal causa da falta de confiabilidade das informações porque os dados vindos de dois departamentos não se casam.
Elimina os processos manuais e diminui o tempo de execução das tarefas. Padroniza os processos operacionais e melhora o fluxo da informação, aumentando  a qualidade, a produtividade e, de quebra, reduz o tempo de execução total, o tempo de resposta a clientes, além de melhorar a qualidade do retorno dado ao cliente.
Mais informações com mais qualidade e confiabilidade, agiliza a tomada de decisões que passam a ser mais rápidas e seguras. Tudo isto contribui para diminuir o tempo gasto em reuniões, diminuir as incertezas,  reduzir  estoques, reduzir custos,  etc. Investir em tecnologia ERP pode significar ganhos em todas as áreas da empresa. Vale a pena tentar.
Orlando Norio,  administradores.com.br – 2/08/2013

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